Prozessintegration / 09
ERP und CRM verbinden. Zuständigkeiten sauber trennen.
Vertrieb und Buchhaltung bearbeiten denselben Kunden mit unterschiedlichen Aufgaben. DataSource verbindet die unterstützten Schnittstellen und klärt, welche Daten wann zwischen Interessent, Kunde und Debitor übertragen werden.
Die Ausgangslage
Nicht jeder CRM-Kontakt ist bereits ein ERP-Debitor.
Das CRM enthält Interessenten und mehrere Ansprechpartner. Im ERP wird ein Debitor erst nach fachlicher Freigabe angelegt. Mandant, Währung und Zahlungsbedingungen sind dort Pflichtangaben. Eine vollständige Kopie aller CRM-Kontakte wäre weder fachlich richtig noch nötig.
Wir legen die Übergänge und führenden Felder gemeinsam mit Vertrieb und ERP-Verantwortlichen fest. Hersteller, Edition und Lizenz können die verfügbaren APIs oder Importverfahren begrenzen.
Was DataSource übernimmt
Kundenobjekte und fachliche Übergänge.
Objekte und IDs
Organisationen, Personen, Debitoren und Mandanten unterscheiden. Die Zuordnung bleibt stabil, auch wenn Namen oder E-Mail-Adressen geändert werden.
Prozessübergänge
Freigegebenen Kundenstatus als Auslöser definieren. Pflichtwerte und Verantwortliche klären, bevor ein ERP-Objekt entsteht.
Rückmeldungen
Debitorennummer und vereinbarte Status-/Umsatzinformationen gezielt ins CRM zurückgeben. Sensible Finanzdaten nur bei fachlichem Bedarf übertragen.
Technisches Szenario / Illustratives Beispiel
Ein freigegebener CRM-Kunde erhält eine ERP-Referenz.
Illustrative Feldverantwortung. Die ERP-Debitorennummer wird erst nach bestätigter Anlage zurückgemeldet. Ansprechpartner bleiben in diesem Beispiel im CRM führend.
Beispieldaten und vorgeschlagene Regeln. Die konkreten Schnittstellen und Geschäftsregeln werden für Ihr Projekt geprüft.
CRM.companyId ↔ ERP.externalReference
CRM.approvedAccount → ERP.Debitor anlegen
ERP.debtorNumber → CRM.erpReference
ERP.paymentTerms → CRM.paymentTerms
CRM.contactPerson → definierter Kontakt im ERPFehlerbehandlung, Sicherheit und Betrieb
Dubletten und Rückmeldungen kontrollieren.
Dubletten
Bestehende Kundenbestände vor dem Start prüfen. Ähnliche Namen reichen nicht für einen automatischen Merge; unklare Treffer benötigen eine Freigabe.
Fehler
Fehlende Zahlungsbedingungen oder ungültige Mandantenwerte als fachliche Fehler ausweisen. Nach einer Korrektur gezielt fortsetzen.
Betrieb
Freigegebene Felder, Übertragungsrichtung und Zuständigkeit für jeden Fehler dokumentieren. Herstellervorgaben und Wartungsfenster berücksichtigen.
Fachliche Fragen
Details, die vor der Umsetzung zählen.
ERP · CRM · Kunden · Debitoren · Feldverantwortung · Freigabe
Können ERP und CRM beide führend sein?
Ja, für unterschiedliche Objekte oder Felder. Für dasselbe Feld braucht es eine eindeutige Priorität oder einen geregelten Konfliktprozess.
Gilt das für jedes ERP?
Die Architektur ist herstellerunabhängig, der Adapter nicht. Wir prüfen die konkret unterstützten Endpunkte, Versionen und Lizenzbedingungen.
Müssen historische Daten sofort mit?
Nicht zwingend. Ein abgegrenzter Start mit aktiven Kunden kann sinnvoll sein; Altbestände und Dubletten werden als eigener Umfang vereinbart.
Für die technische Klärung
Mit Ihrem konkreten Ablauf beginnen.
ERP-/CRM-Hersteller, Versionen, Mandanten, relevante Objekte und Freigabeschritte beschreiben. Anonymisierte Kunden mit mehreren Ansprechpartnern helfen beim Datenmodell.
Im ersten Gespräch klären wir die verfügbaren Zugänge, Datenverantwortung und einen begrenzten ersten Datenfluss. Danach stimmen wir Umfang, Zuständigkeiten und Konditionen ab.
Anonymisierte Beispiele genügen für den Einstieg. Bitte keine Passwörter, Tokens oder personenbezogenen Produktivdaten in der ersten Anfrage senden.
Verwandte Aufgaben
Die nächste Verbindung im Kontext.
Daten zwischen Systemen synchronisieren
Ein Kunde wird im CRM geändert, im ERP ebenfalls. Welcher Stand gilt? Wir bauen die Synchronisation um fachliche Zuständigkeiten und stabile Identitäten, damit regelmäßige Übertragungen keine stillen Datenkonflikte erzeugen.
WooCommerce mit ERP verbinden
Artikel werden im ERP gepflegt, im Shop nachbearbeitet und per Datei aktualisiert. Wir verbinden die Datenmodelle und klären, welche Informationen das ERP führt und welche im Shop bleiben.
Benutzer & Rechte automatisieren
Ein neuer Mitarbeiter braucht Zugänge in mehreren Anwendungen. Ein Teamwechsel verändert Rollen, ein Austritt verlangt den Entzug. Wir verbinden die führenden Personaldaten mit einem kontrollierten Prozess für diese Änderungen.